レンタルオフィスを選ぶときに見るべき5つのポイント

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以前、コワーキングスペースには種類があると説明をしました。

今、流行りのコワーキングスペースってなに?

今日からは紹介したオフィスのうち、レンタルオフィスについてその選ぶ時のポイントを解説をしてみたいと思います。賃料やロケーションは当然のこととして今回はそれ以外のポイントに焦点を宛ててみたいと思います。

 

1.保証金の額

レンタルオフィスの利点の一つが従来のオフィス賃貸のように多額の保証金を積む必要がないことです。通常、オフィスを直接賃貸するのであれば最低2か月~多い場合は6か月程度の保証金を契約時に支払う必要があります。

レンタルオフィスではその保証金が少額(もしくはない)の場合が多いです。これによりこれから事業を始める方たちも今後の事業のための現金を減らすことなくオフィスを構えることができます。

逆に保証金が多い場合はあまりレンタルオフィスとしての利点が一つないとも考えられます。これから借りるという方は保証金の額が多いと感じたら、他のポイントもチェックしてレンタルオフィスが自分たちに合っているのか検討しましょう。

 

2.解除通知の期限

オフィス用不動産は住宅用の不動産とは異なり、解除の通知期限が定まっていません。一人暮らしをした人であれば、住宅は1か月もしくは2か月前の通知で解除できますが、オフィスの場合は2年契約であれば、その間は解除できないなど借主に不利な条件が設定されている場合があります。

レンタルオフィスは通常、オフィス拡大・縮小の機動性の高さが利点の一つですので、この解除に関しても比較的短い2ヶ月前程度の通知で良い場合が多いです。もしこの通知の期限が3か月前を超えてくると、レンタルオフィスとしてはなかなか厳しい条件と言えるでしょう。

 

3.水光熱費の負担

レンタルオフィスではその水道光熱費をどこまで負担するかが大きなポイントです。水道などは共用部にしかないため、電気代のみという場合、もしくはすべて込みという場合があり得ます。金額も月額1万円などのように定額の可能性もあれば、使用料に応じて割り振るという可能性もあります。

何も考えないで良いというのがレンタルオフィスの利点のはずですので、全部負担してほしいというのが本音ですが、そうではないところもあるようです。契約の際にはしっかりと確認しましょう。

 

4.会議室の数や値段

意外と重要なのが会議室の数です。来客が増えてくるようなら、レンタルオフィスの狭い個室に外部の方を招いてミーティングというのは現実的ではなくなってきます。壁も薄い場合が多いので大きな声でのミーティングは周りに迷惑という可能性もあります。そこで会議室を使用する必要が出てくるのですが、意外と会議室の数が少ないオフィスも多いのです。トドケールが以前検討したオフィスでは30ほどの入居スペースに対して会議室がたった一つです。

当時、外部のベンダーやその他営業関連の来客が多かったため、「会議室の予約が大変だろうな。。。」と早々にそのオフィスは諦めました。その他、その使用料も重要なポイントです。

オフィスによっては毎月数時間は無料というクレジットをくれる場合もあれば、1時間1,000円のように完全に有料の場合もあります。時間が長くなってくれば会議室使用料もなかなか馬鹿になりません。契約の前にちゃんと調べておくことをお勧めします。

 

5.受付の有無

受付は会社にとって非常に重要な設備の一つです。少人数で運営する会社にとって、不在時の郵便物・荷物受け取りや来客時の対応をしてくれる受付は非常に重要です。会社としての活動が活発化してくれば、来客も増え、自分たちの会社への印象をよくするためには受付は一つのステータスともなり得ます。また、自分たちの不在時に受け取った荷物をスムーズに通知・保管・受け渡ししてくれれば、会社運営のオペレーションも楽になります。

レンタルオフィスによってはポストを用意してあるので荷物や郵便物はそちらで何とかしてくださいという場合もありますが、不在時に来た配達物の再配達依頼などは面倒ですし、経験上、受付がないレンタルオフィスはやたら静かで、閑散としていて、活気がなく感じられ、毎日働きに行くという環境としては正直魅力的ではない場合が多いと思っています。(こちらは私の個人的な意見かもしれません。)

受付があればコストは当然上がるのですが、入居する際には自分の会社の総務の役割の一部を担ってくれるということ認識して、自分たちの会社にとって必要かどうかを検討することをお勧めします。

 

終わりに

さて、いかがだったでしょうか?

Weworkの騒動で注目された感はありますが、実はレンタルオフィスの歴史は長く、1998年にリージャスと言うレンタルオフィスの老舗が新宿に第1号オフィスを開設したあたりから認知度が上がり始めました。

それまでも小規模なオフィスは中小企業向けに需要があったものの、副業や起業が今ほど注目を集めたとは言い難い時代、大規模なビジネスとしては成立するほどの需要はなく、起業するにしても複数名で小さい賃貸オフィスを借りる、もしくは、オフィスの一角を間借りするといった方法が一般的でした。

しかし、起業やフリーランスが増加して、小規模オフィスのニーズの拡大にしたがってレンタルオフィスは従来の賃貸が持ついくつかの不便を解消する形で発展してきました。

リモートワークが本格化してきた昨今、トドケールではオフィスの小規模化、分散化が始まると考えております。今後もレンタルオフィスが増えてくるといいですね!