シェアオフィスを選ぶときに見るべき5つのポイント

Confident female designer working on a digital tablet in red creative office space

今回はシェアオフィスの見るべきポイントを説明したいと思います。シェアオフィスとコワーキングスペースはほぼ同じ意味ですが、若干異なります。詳しい違いは下の記事にて解説してありますのでご覧ください。

今、流行りのコワーキングスペースって何?

 

1.デスク

シェアオフィスはレンタルオフィスとは異なり、基本的にプライベートな空間はありません。会員たる個人が広いオフィスを共有する形式であり、他者の従業員や利用者が同じ空間を共有する形となります。そして、設置されている机をどのように使うことができるかという観点からデスク固定型とデスク非固定型というオプションが存在します。

デスク固定型は広いオフィスの中でも自分の為のオフィスが固定して存在しており、いつオフィスにいっても、「今日は満員で机がありません。」のようなことが起こりません。自分の机が固定されているため、引き出しに鍵をかけることができるタイプの机であれば、デスクの中に荷物を置いて帰るということもできるため、毎日利用される方には楽です。

一方、デスク非固定型はデスクが自分のために固定で存在しているわけではないため、「今日は混雑していて空いているデスクがありません。。。」といった状況が起こり得ます。その分、利用料は安かったりするのですが、混雑時に席がないといった状況に陥ったりすると何の為のオフィスなのかと若干、憤りを覚えることもあります。

ほとんどのオフィスは固定型デスクは用意していないか、用意している場合は一部だけが固定型デスクとなっており、それ以外は非固定型となっているので、固定型を希望する場合は座席がどれだけ空いているかを確認しましょう。

 

2.ロッカー

さて、次に大事なのがロッカーです。デスクが固定であってもそこに収納できる荷物の量は決して多くありません。というわけで、多くのシェアオフィスやコワーキングスペースでは荷物を置いておくためのロッカーを有料で提供しています。残念ながらほとんどの場合、ロッカーの利用は有料であり、お値段にして数千円で提供しているオフィスから数万円までサイズやオフィスのレベルによってバラバラです。ロッカーの形式にしてもダイヤル式や鍵式のものまで、タイプは様々です。

よくあるのが、ロッカーは全部契約中で今は予約のみを受け付けていますというものです。最初のうちは「まあ、いいかな」と思ってみても、利用するうちに段々荷物を持っていくのが負担になりはじめて、そのうちオフィスに行かなくなるというのはよく聞くシェアオフィスあるある。ロッカーの場所が不便だったり、小さすぎても足りなかったりするので、契約する際にはロッカーの空き状況とどんなロッカーなのかをちゃんと確認しましょう。

 

3.受付とポスト(荷物の受取)

さて、思うにビジネスを始めたばかりくらいの人たちにとって最も重要なのが受付と荷物の受け渡しです。この二つの共通点は会社外との接点であることです。

個人事業なり会社なりの形態で自分のビジネスを始めた人たちがオフィスを構える主な理由は来客の対応と登記や郵便物のための住所の確保であり、この二つは会社の外部の人たちと会ったり、連絡したりといった外部との接点として機能します。

つまり、個人が「私はビジネスをしています!」と対外的に知らしめる観点から、この二つがどれだけ整っているのかというのがオフィスの価値を図るうえでは重要なのです。しかしながら、この二つには相当のコストがかかる為、オフィスの会費を安くする為に削減されることがしばしばです。「場所だけ提供していて、受付がありません。」というオフィスや「荷物の受け渡しはしていません。」というシェアオフィスが多くあります。荷物の受け渡しに関しては、犯罪収益移転防止法の観点からリスクがあるのでやりませんというオフィスがありますが、荷物や受け渡しの記録をとるなどの手続きをすればサービスを提供することは可能であり、利用者にとっては利便性が高いサービスのなのに提供されていないのはとても残念ですね。

また、荷物に関してはポストで対応していますというオフィスも多いですが、ポストが全員分ないうえに、大きい荷物は入らないので結局不在表が入っていたりするという点で、荷物を受け渡すという利便性を完全には提供してくれないのです。

というわけで、シェアオフィスを契約する場合は、これらのサービスが有料か、そもそも提供されているのかを確認しましょう。

 

4.オフィスの内装とアメニティ

今や当たり前となったシェアオフィスに置いてある飲み物やお菓子、そしてきれいな内装ですが、これが登場した当時は画期的でした。月々数万円の料金でGoogleやAmazon顔負けのきれいなオフィスで独立した個人事業主がコーヒーを飲みまくり、ベーグルを頬張りながら、リンゴのマークのパソコンで、テック企業さながらにソファに寝転がりながら仕事をしているではありませんか!?このブランディングで大成功したシェアオフィスがWeWorkです。(現在、大成功しているといえるのかはさておいて。。。)

このようにオフィスは自分たちをブランディングする道具の一つとして重要です。企業のブランディングは顧客のみならず、これから雇うであろう従業員にとっても大事な要素となりますので、オフィスのコンセプトを理解した上で、どのようなオフィスが自分たちにとって良いのかを考えて契約するべきであると思います。もちろん、気に入らなかったら替えてしまえば良いというのは一つの考え方ですが、法人形態にして登記してしまった人などはオフィスを移転させるのも一苦労ですので、ある程度慎重になる必要があります。

 

5.会議室・電話ブース

レンタルオフィスの記事でも書きましたが、ここでも会議室は重要です。会議室の数が少ないと取り合いなってしまい、外部の顧客とのスケジュール調整に会議室の空き状況確認という新しいタスクが加わります。コロナウィルスの影響で日本においても電話会議やオンライン会議が一般化しつつありますが、こういった会議も静かな部屋で遠慮なくしたいと思っても、会議室が空いていないとなると、シェアオフィスの意味がありません。

同時にお値段も確認しましょう。会議室が枯渇しているという理由から会議室の値段が異常に高いシェアオフィスも見たことがあります。月会費が2万円程度でも会議室の1時間3,000円となると、来客や会議が多い月には会議室の利用料が月会費を上回ってしまいます。

最近ではクワイエットルームや電話用ブースなどを設置しているオフィスもありますので、そのあたりの環境がちゃんと整備されているかどうかを確認しましょう。

 

終わりに

シェアオフィスは個人事業主から企業まで様々な業種が同じフロアで働くというユニークな空間です。独立してビジネスを行うフリーランスの方々などが増えてきた近年、急拡大しているビジネスでありますが、サービスが統一されていないため、選ぶ際には様々なオプションをチェックする必要があります。値段やロケーションは言うまでもないですが、ここに書いてある環境もちゃんとチェックして利用者の方が自分のニーズにあったオフィスを選べるといいですね。